如何構(gòu)建高效運(yùn)行的 PMO?真實(shí)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)!
摘要：
隨著項(xiàng)目管理理念日益深入人心，很多企業(yè)已開(kāi)始建立類(lèi)似項(xiàng)目管理部、 PMO 等部門(mén)，但在實(shí)際運(yùn)作中由于 PMO 的定位、公司組織結(jié)構(gòu)、 PMO 人員自身素質(zhì)等方面的原因， PMO作用發(fā)揮得不盡人意。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的 PMP 常常為企業(yè)沒(méi)有良好的項(xiàng)目管理環(huán)境而苦惱，
PMO 人員也常常為自己的職業(yè)發(fā)展而感到憂慮。為了避免項(xiàng)目經(jīng)理單兵作戰(zhàn)，迫切需要建立高效運(yùn)營(yíng)與管理的 PMO ，建立規(guī)范的組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，使得項(xiàng)目管理真正植根于企業(yè)，
公司的戰(zhàn)略通過(guò)項(xiàng)目能夠分解與落地。 本文以 IT 企業(yè) PMO 管理為實(shí)例， 從 PMO 的定義、 類(lèi)型、職責(zé)等方面入手， 概述了國(guó)內(nèi) PMO 的發(fā)展現(xiàn)狀， 并對(duì)存在的問(wèn)題與原因進(jìn)行深入的分析，
進(jìn)而對(duì)如何建立高效運(yùn)營(yíng)的 PMO 、PMO 部門(mén)自身的管理、激勵(lì)與職業(yè)發(fā)展等問(wèn)題進(jìn)行論述，對(duì)于國(guó)內(nèi)從事項(xiàng)目管理推廣第一線的 PMO 工作人員具有一定的指導(dǎo)意義。
一、 引言
伴隨著項(xiàng)目管理理念的深入和項(xiàng)目管理價(jià)值的日益凸現(xiàn)，管理層逐漸認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和利潤(rùn)將產(chǎn)生非常巨大的有利影響，越來(lái)越多的企業(yè)以項(xiàng)目為單元進(jìn)行企業(yè)的戰(zhàn)略分解與任務(wù)執(zhí)行。隨著專(zhuān)業(yè)分工的細(xì)化，越來(lái)越多的跨職能的項(xiàng)目出現(xiàn)在企業(yè)里面，如何在跨職能的項(xiàng)目之間進(jìn)行資源優(yōu)化組合、管理好各項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度等就變得越來(lái)越重要。為了更好地解決資源沖突，復(fù)制已有項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范企業(yè)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目管理辦公室( PMO )應(yīng)孕而生。
PMO 在企業(yè)中日益承擔(dān)起建立項(xiàng)目管理方法論、總結(jié)最佳實(shí)踐、知識(shí)管理、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)以及建設(shè)組織級(jí)項(xiàng)目管理體系的責(zé)任。 然而由于 PMO 在國(guó)內(nèi)發(fā)展時(shí)間較短， 大部分處于初建或成熟度不高的摸索階段，在 PMO 的運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中，常常遭遇很多問(wèn)題與困境。
下面將從 PMO 的定義、類(lèi)型與成熟度、問(wèn)題與原因分析、對(duì)策等方面進(jìn)行論述，結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè) PMO 的管理理念與方法，對(duì) PMO 的高效運(yùn)營(yíng)與管理提出自己的建議。
二、 PMO 的定義
PMO(Project Management Office )一般稱(chēng)為項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目管理中心或者項(xiàng)目管理部。 PMO是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、 過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門(mén)，是提高組織管理成熟度的核心部門(mén)，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對(duì)項(xiàng)目提供顧問(wèn)式指導(dǎo)、開(kāi)展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。
三、 PMO 的類(lèi)型與成熟度
根據(jù)不同組織文化、組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目管理成熟度， PMO分為三種類(lèi)型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型。
(一) 保證型 PMO——初始級(jí)
保證型是 PMO 建立的初始階段， 主要為項(xiàng)目經(jīng)理提供管理支持 (Project Management )、行政支持、培訓(xùn)、咨詢(xún)顧問(wèn)、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)， 容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可， 不容易引起太多的反對(duì)和權(quán)力之爭(zhēng)， 在 PMO 的剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行，主要向主管副總和項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。
(二) 控制型 PMO——已管理級(jí)
控制型 PMO 在強(qiáng)矩陣組織結(jié)構(gòu)中容易實(shí)現(xiàn)。在這種情形下， PMO 擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層， 對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制 (Program Management) ，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行， 以實(shí)施項(xiàng)目目標(biāo)和組織目標(biāo)。 這時(shí) PMO 的工作可以包括： 項(xiàng)目經(jīng)理任命、 資源的協(xié)調(diào)、立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)的審批，項(xiàng)目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)等，可獨(dú)立向總經(jīng)理匯報(bào)。
(三) 戰(zhàn)略型 PMO——優(yōu)化級(jí)
戰(zhàn)略型 PMO 是 PMO 發(fā)展的高級(jí)階段。在這種情形下， PMO 承擔(dān)著企業(yè)項(xiàng)目篩選、戰(zhàn)略目標(biāo)確定與分解等任務(wù)，具有承上(戰(zhàn)略理解)和啟下(啟動(dòng)項(xiàng)目)的雙重任務(wù)。這時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目群管理 (Project Portfolio Management) ，確保所有項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編?lái)相應(yīng)的利益，可直接向最高管理者匯報(bào)。
(四) 成熟度演進(jìn)
在實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè) PMO 初建期往往采用“保證型”的形式，隨著從業(yè)人員項(xiàng)目管理知識(shí)的豐富與項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的提升，以及組織級(jí)項(xiàng)目管理成熟度的提升，內(nèi)部職責(zé)與權(quán)限的明晰， 1-2 年后 PMO 逐步將行政的職能分解到行政部門(mén)或資源部部門(mén)的助理人員，更加專(zhuān)注于多項(xiàng)目的監(jiān)控與項(xiàng)目分析、項(xiàng)目管理體系的建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)，這標(biāo)志已進(jìn)度到“控制型” PMO 的階段。當(dāng) PMO 的數(shù)據(jù)分析對(duì)公司的決策與流程的變革、項(xiàng)目可行性分析、優(yōu)先級(jí)排序、市場(chǎng)的開(kāi)拓起到重要作用， 1-2 年后 PMO 逐步承擔(dān)更重要的角色——戰(zhàn)略分解與項(xiàng)目篩選， 為公司領(lǐng)導(dǎo)決策起到重要的支持與參謀作用， 即進(jìn)入到 “戰(zhàn)略 PMO ”的階段。
所以說(shuō)一個(gè) PMO 的建立到成熟至少要經(jīng)歷 3-5 年的時(shí)間。 PMO 的成熟與發(fā)展一方面需要公司領(lǐng)導(dǎo)的重視、組織機(jī)構(gòu)的扁平化與矩陣化、組織級(jí)項(xiàng)目管理成熟度的提升，另一方面更需要從業(yè)人員自己的不斷努力與提升技能，以適應(yīng)組織對(duì) PMO 日益提高的能力與素質(zhì)要求。企業(yè)可根據(jù)發(fā)展的不同階段選擇不同類(lèi)型的 PMO 、或?qū)τ诨旌闲徒M織結(jié)構(gòu)的大型企業(yè)在組織級(jí)及戰(zhàn)略級(jí)根據(jù)需要分別建立 PMO 。
四、 目前國(guó)內(nèi)企業(yè) PMO 常見(jiàn)問(wèn)題及原因分析
隨著項(xiàng)目管理知識(shí)體系 90 年代末被引進(jìn)中國(guó)， 20 世紀(jì)初 PMO 開(kāi)始逐步建立。由于其建立時(shí)間較短，受各公司組織結(jié)構(gòu)、組織文化等方面的影響較大，因此除少數(shù)大型規(guī)范化管理IT 企業(yè) PMO 取得了一定的成績(jī)外(如聯(lián)想、神州數(shù)碼等，已發(fā)展成控制型 PMO 或戰(zhàn)略級(jí)PMO )，大多數(shù)企業(yè)的 PMO 仍處于尷尬的境地。常見(jiàn)問(wèn)題主要有以下六個(gè)方面：
(一)缺乏管理層強(qiáng)有力的支持
通過(guò)調(diào)研可以了解到，這一點(diǎn)是目前許多 PMO 從業(yè)人員的普遍困惑，一方面在公司里他們常常感覺(jué)到公司領(lǐng)導(dǎo)重市場(chǎng)和研發(fā)，輕管理，把項(xiàng)目管理與行政管理、項(xiàng)目助理等同，沒(méi)有真正體會(huì)到項(xiàng)目管理的價(jià)值， 另一方面 PMO 的主任與其他職能部門(mén)經(jīng)理處于同樣級(jí)別與權(quán)限，無(wú)法跨部門(mén)進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和優(yōu)先級(jí)排序。 只有在 PMO 設(shè)置一個(gè)與組織中的其他高級(jí)管理人員處于同等地位的總監(jiān)或副總裁的位置，才能掌管企業(yè)級(jí)別所有領(lǐng)域提供的項(xiàng)目，排定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)、進(jìn)行項(xiàng)目篩選、推動(dòng)組織流程變革、跨越部門(mén)調(diào)配資源，這樣項(xiàng)目管理辦公室才能真正在企業(yè)中發(fā)揮其強(qiáng)有力的推動(dòng)力。
(二)項(xiàng)目管理制度執(zhí)行力較差
在很多企業(yè)，雖然已建立了比較完善的項(xiàng)目管理體系、流程、模版，但是項(xiàng)目執(zhí)行人員不按照相關(guān)的制度執(zhí)行，仍然各自為政，流程體系被束之高閣。究其原因，一方面研發(fā)人員缺少對(duì)對(duì)流程、制度的了解和認(rèn)知，同時(shí)項(xiàng)目管理部門(mén)沒(méi)有在制定流程之初對(duì)研發(fā)人員及流程執(zhí)行人員進(jìn)行深入需求調(diào)研，并吸收相關(guān)部門(mén)人員參與評(píng)審與討論，當(dāng)流程發(fā)布后缺少對(duì)流程與制度的宣貫與培訓(xùn)。
(三)與其他部門(mén)職責(zé)有一定交叉或沖突
由于項(xiàng)目管理理念引進(jìn)較晚， 部分公司沒(méi)有及時(shí)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)， 原有的職能型組織結(jié)構(gòu)、原有的職能部門(mén)存在強(qiáng)大的固有勢(shì)力，職責(zé)沒(méi)有理順與和劃分清楚，項(xiàng)目管理部、質(zhì)量部、計(jì)劃等部門(mén)常常就項(xiàng)目的監(jiān)控與評(píng)審等環(huán)節(jié)常常發(fā)生職責(zé)與權(quán)限劃分不明的情況，原有的職能型組織結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)項(xiàng)目型快速組建團(tuán)隊(duì)， 集成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的要求。 只有將 PMO 的職責(zé)與其他部門(mén)進(jìn)行重新定義與劃分，理順與項(xiàng)目相關(guān)所有流程，合并相關(guān)環(huán)節(jié)或部門(mén)，才能使項(xiàng)目的控制與管理發(fā)揮合力。
(四)缺少合理的項(xiàng)目評(píng)價(jià)與激勵(lì)機(jī)制
部分公司組織結(jié)構(gòu)屬于職能型或弱矩陣型，資源線、項(xiàng)目線雙重考核標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立良好的項(xiàng)目管理考核與激勵(lì)體系。部門(mén)日�？己伺c項(xiàng)目考核完全脫節(jié)，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員沒(méi)有較好的歸屬感與激勵(lì)感。使得項(xiàng)目成員仍較大的依賴(lài)于資源部門(mén)，對(duì)項(xiàng)目組沒(méi)有良好的激勵(lì)機(jī)制和團(tuán)隊(duì)建設(shè)氛圍。
(五) PMO人員技能欠缺
在實(shí)際調(diào)研中可以發(fā)現(xiàn)，很多 PMO 人員是由項(xiàng)目助理或研發(fā)經(jīng)理助理轉(zhuǎn)化而來(lái)，或是剛畢業(yè)的大學(xué)生，一方面缺少豐富的項(xiàng)目經(jīng)歷的積累，同時(shí)缺少良好的項(xiàng)目管理知識(shí)體系與管理框架的培訓(xùn)，因此不能對(duì)項(xiàng)目管理體系進(jìn)行有效的建立提供良好的解決方案，仍然從事項(xiàng)目助理或研發(fā)經(jīng)理助理的行政性工作，很難對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行最佳實(shí)踐的顧問(wèn)式指導(dǎo)。
(六) PMO人員工作缺少成就感
常常聽(tīng)到 PMO 人員抱怨工作沒(méi)有成就感， 只有苦勞沒(méi)有功勞， 究其原因目前很多企業(yè)已建立了技術(shù)和管理線的職業(yè)發(fā)展路徑，但是對(duì)項(xiàng)目管理沒(méi)有明確的職業(yè)發(fā)展路徑，缺少相應(yīng)的激勵(lì)、績(jī)效考核機(jī)制與晉升機(jī)制，使得很多從業(yè)人員或者對(duì)前途一片迷茫，或者在轉(zhuǎn)換工作的時(shí)候發(fā)現(xiàn)其他很多企業(yè)并沒(méi)有建立相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)，職業(yè)發(fā)展道路狹窄，往往轉(zhuǎn)行或從事其他工作。
五、 如何建立高效運(yùn)行的 PMO
針對(duì)目前國(guó)內(nèi)企業(yè) PMO 存在的問(wèn)題， 如何進(jìn)行規(guī)避， 并建立自己高效運(yùn)行的 PMO 呢?
下面將從 PMO 類(lèi)型的選擇、 PMO 職責(zé)的確定、 PMO 價(jià)值的實(shí)現(xiàn)、 PMO 自身的提升四個(gè)方面進(jìn)行論述。
(一)選擇合適的 PMO類(lèi)型
在選擇 PMO 的組織模式時(shí)，我們通常會(huì)選擇從第一種模式(保證型 PMO )作為起點(diǎn)，當(dāng)發(fā)展到一定程度時(shí)再進(jìn)行改進(jìn)， 擴(kuò)展其職能， 升級(jí) PMO 的組織模式， 如果組織的決策層對(duì)于項(xiàng)目管理的重視程度非常高， 給予 PMO 的權(quán)限也足夠， 也可以直接采用第三種模式 (戰(zhàn)略型 PMO )。選擇合適類(lèi)型的 PMO 對(duì)于組織級(jí)項(xiàng)目管理執(zhí)行力與推動(dòng)力的提升，項(xiàng)目管理職責(zé)與目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的作用。
(二)正確定位 PMO的職責(zé)
很多 PMO 失敗的原因就在于沒(méi)有很好的定位 PMO 的職責(zé)， 過(guò)多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結(jié)與知識(shí)積累。結(jié)合國(guó)內(nèi)外 PMO 的經(jīng)驗(yàn)與最佳實(shí)踐，成功 PMO 的職責(zé)應(yīng)包括五個(gè)中心：即服務(wù)支持中心、學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心、知識(shí)管理中心、管理控制中心、決策支持中心。
1、 服務(wù)支持中心
對(duì)項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域咨詢(xún)支持;協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、里程碑評(píng)審等工作。
2、 學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心
制定項(xiàng)目經(jīng)理能力模型;開(kāi)發(fā)和引進(jìn)項(xiàng)目管理課程;針對(duì)不同人員組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等能力提升項(xiàng)目;制定項(xiàng)目經(jīng)理崗位序列的評(píng)估和晉升。
3、 知識(shí)管理中心
制定項(xiàng)目管理流程和規(guī)范;建立知識(shí)管理平臺(tái)和系統(tǒng);總結(jié)項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐。
4、 管理控制中心
依據(jù)項(xiàng)目要求選擇任命項(xiàng)目經(jīng)理;為啟動(dòng)的項(xiàng)目調(diào)配資源動(dòng)態(tài)規(guī)劃;項(xiàng)目計(jì)劃的審核和審批形成執(zhí)行基準(zhǔn);對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤、分析和控制;組織項(xiàng)目的收尾，對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理做出評(píng)價(jià)與績(jī)效分配。
5、 決策支持中心
制定項(xiàng)目選擇標(biāo)準(zhǔn)，組織項(xiàng)目初選、終選;對(duì)項(xiàng)目定期分析、評(píng)估，為決策者提供決策支持。
成功的 PMO 應(yīng)該在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來(lái)審視項(xiàng)目;
復(fù)制成功和沉淀成功經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)最佳實(shí)踐;對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，預(yù)見(jiàn)性
地去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問(wèn)題， 來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理成功地完成項(xiàng)目。 PMO 應(yīng)成為各部門(mén)協(xié)調(diào)與潤(rùn)滑的重要部門(mén)，改變各自為政，缺少信息溝通與數(shù)據(jù)共享的局面，應(yīng)成為信息交匯中心與數(shù)據(jù)分析中心。
(三)不斷提升 PMO的價(jià)值
在很多企業(yè)， 研發(fā)人員及項(xiàng)目經(jīng)理常常對(duì) PMO 有反感情緒， 認(rèn)為其不熟悉業(yè)務(wù)流程與技術(shù)、經(jīng)常要求項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項(xiàng)目提供良好的服務(wù)。 公司領(lǐng)導(dǎo)層也認(rèn)為 PMO 人員做事務(wù)性工作， 只是消耗成本的管理部門(mén)， 不能創(chuàng)造效益。一方面與研發(fā)人員觀念有關(guān)， 同時(shí)很重要的是 PMO 人員沒(méi)有樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)， 提供自己的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn) PMO 的價(jià)值。
筆者認(rèn)為， PMO 如果樹(shù)立在管理中樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，通過(guò)建立組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無(wú)形價(jià)值與效益。
1、 引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)與制度落地
PMO 可吸取和引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念與標(biāo)準(zhǔn)， 如吸收 IPD、CMMI 、ISO9001、全面預(yù)算管理、全面質(zhì)量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念(建議以其中一個(gè)體系為框架，其他體系為補(bǔ)充) ，通過(guò)與行業(yè)背景及公司實(shí)際特點(diǎn)結(jié)合，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程、規(guī)范、模版，使得標(biāo)準(zhǔn)實(shí)地化，融入到公司的日常管理流程中，并由 PMO 的過(guò)程改進(jìn)人員針對(duì)流程與制度運(yùn)行情況，持續(xù)改進(jìn)模板與流程，使得企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度不斷提升。
2、 建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對(duì)于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過(guò)程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開(kāi)發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，急需一套分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。目前微軟 EPM 、視銳達(dá)等項(xiàng)目管理軟件已經(jīng)在部分中小型 IT企業(yè)中發(fā)揮一定的作用，為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)提供了良好的信息平臺(tái)。
同時(shí) PMO 還應(yīng)引進(jìn)軟件工程工具，提升研發(fā)效率，如需求管理系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)、缺陷跟蹤系統(tǒng)、構(gòu)件庫(kù)管理系統(tǒng)等，目前 IBM 的 Rational、北大青鳥(niǎo)已在軟件工程工具的提供方面有一定的優(yōu)勢(shì)，工欲善其事，必先利其器，軟件工程工具的使用將對(duì)研發(fā)效率的提升、研發(fā)管理水平的提升起到重要的作用。
3、 建立合理的項(xiàng)目預(yù)算與考核激勵(lì)機(jī)制
PMO 應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一預(yù)算與結(jié)算口徑，建立項(xiàng)目—部門(mén)—公司三級(jí)預(yù)算管理體系，實(shí)行全過(guò)程、全部門(mén)、全員的全面預(yù)算與成本管理(在績(jī)效考核中應(yīng)區(qū)分可變成本與固定成本) 。將進(jìn)度、成本、質(zhì)量(過(guò)程質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量) 、技術(shù)積累與貢獻(xiàn)(構(gòu)件、專(zhuān)利、著作權(quán)) 、客戶(hù)滿意度等方面作為項(xiàng)目考核與評(píng)價(jià)的依據(jù)，以合同或利潤(rùn)一定百分比作為項(xiàng)目獎(jiǎng)金，通過(guò)綜合打分，將項(xiàng)目執(zhí)行情況與項(xiàng)目最終考核結(jié)果直接掛鉤。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成員綜合評(píng)價(jià)，有利于鼓舞士氣，提高員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和項(xiàng)目成功率(對(duì)于工期較長(zhǎng) 2 年以上項(xiàng)目可按照里程碑半年或一年頒發(fā)一次) 。
4、 項(xiàng)目資源協(xié)調(diào)與管理
由于 PMO 獨(dú)立于各職能部門(mén)，可以進(jìn)行跨部門(mén)的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面， PMO 可根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。在資源管理方面， PMO 尤其要注意與人力資源部門(mén)共同配合，建立公司的項(xiàng)目人才資源庫(kù)，對(duì)員工技術(shù)背景、技術(shù)等級(jí)、工作年限、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容在每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束資源釋放后及時(shí)更新，便于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成立時(shí)合格人員的篩選與公司項(xiàng)目人力資源庫(kù)的維護(hù)與發(fā)展。
5、 建立項(xiàng)目管理知識(shí)庫(kù)
PMO 可通過(guò)對(duì)已有項(xiàng)目得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、估算模版、 WBS 模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用與項(xiàng)目總體的控制。為了使項(xiàng)目管理制度與知識(shí)沉淀固化， PMO 可編制《項(xiàng)目管理手冊(cè)》 、《項(xiàng)目經(jīng)理手冊(cè)》 、《項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例庫(kù)》 ，減短項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員進(jìn)入新項(xiàng)目的適應(yīng)期。項(xiàng)目收尾是巨大的知識(shí)金礦，可通過(guò)與項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)考核掛鉤，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，提煉項(xiàng)目中的精華進(jìn)行知識(shí)共享與管理，如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)、構(gòu)件提取、著作權(quán)申請(qǐng)、專(zhuān)利申報(bào)等。
6、 建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)
開(kāi)發(fā)和定制項(xiàng)目管理課程，為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)培訓(xùn)宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項(xiàng)目管理語(yǔ)言與思想，是組織級(jí)項(xiàng)目管理落地與執(zhí)行最好的方法。 PMO 可通過(guò)開(kāi)發(fā)系列項(xiàng)目管理課程，為公司儲(chǔ)備項(xiàng)目管理人才，還可以配合人力資源部建立項(xiàng)目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑(助理級(jí)、中級(jí)、高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理) 。通過(guò)內(nèi)部競(jìng)標(biāo)制等方式，選拔與任命項(xiàng)目經(jīng)理，在企業(yè)內(nèi)給項(xiàng)目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。
7、 項(xiàng)目管理文化建設(shè)
PMO 可通過(guò)項(xiàng)目管理理念的宣貫逐步把公司各類(lèi)活動(dòng)納入項(xiàng)目管理體系，如研發(fā)類(lèi)、系統(tǒng)集成、技術(shù)研究、售前、臨時(shí)型的(如資質(zhì)申請(qǐng)、企業(yè)文化建設(shè)、信息化建設(shè))等等，使得每一項(xiàng)活動(dòng)獨(dú)立核算，按照項(xiàng)目管理的方法高效率的執(zhí)行。
PMO 還可以通過(guò)《項(xiàng)目管理月報(bào)》 、項(xiàng)目管理網(wǎng)站、組織相關(guān)問(wèn)題大討論或征文、訂閱項(xiàng)目管理相關(guān)報(bào)刊書(shū)籍、組織項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、組織參加對(duì)外交流等活動(dòng)，掀起企業(yè)內(nèi)部學(xué)習(xí)和使用項(xiàng)目管理、交流和分享項(xiàng)目管理的高潮。
8、 數(shù)據(jù)分析與決策支持
PMO 是各項(xiàng)目及各職能部門(mén)信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數(shù)據(jù)，并從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決辦法，是 PMO 作為決策支持的重要職責(zé)。因此可通過(guò)工時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)可行性分析、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)效率分析、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目利潤(rùn)率、項(xiàng)目投資回報(bào)率、成本偏差分析(掙值分析)等方面多角度數(shù)據(jù)分析，得出問(wèn)題的原因，進(jìn)行及時(shí)預(yù)警，指導(dǎo)今后項(xiàng)目的執(zhí)行與公司領(lǐng)導(dǎo)的決策。
(五) 逐步改善 PMO自身的能力與管理水平
PMO 發(fā)展的困境， 不僅僅在于外在原因， 同時(shí) PMO 內(nèi)部也存在人員專(zhuān)業(yè)技能不高、 缺乏激勵(lì)考核機(jī)制等問(wèn)題， 因此建立高效運(yùn)行的 PMO ，還應(yīng)從內(nèi)部改革做起， 設(shè)置合理的 PMO崗位、建立全面的人員素質(zhì)模型、開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)、設(shè)計(jì)職業(yè)發(fā)展路徑、制定部門(mén)績(jī)效與激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而量化 PMO 的真正價(jià)值。
1、 設(shè)置合理的 PMO 崗位
根據(jù) PMO 的不同類(lèi)型可對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員設(shè)置：至少應(yīng)包括項(xiàng)目總監(jiān)(副總或高管級(jí)) 、項(xiàng)目主管( PMO 辦公室主任) 、過(guò)程改進(jìn)專(zhuān)家、配置管理、質(zhì)量保證、標(biāo)準(zhǔn)引進(jìn)、行政助理等，在人員入職時(shí)明確每一崗位的崗位職責(zé)，對(duì)崗位進(jìn)行充分的分工與授權(quán)。
2、 建立全面的 PMO 人員素質(zhì)模型
PMO 人員應(yīng)具備的知識(shí)背景包括：項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量管理、信息系統(tǒng)、軟件工程、人力資源管理;基本素質(zhì)包括：較強(qiáng)的溝通能力、責(zé)任感、學(xué)習(xí)能力、主動(dòng)精神、全局意識(shí)、數(shù)據(jù)分析能力等。以復(fù)雜性和綜合性來(lái)說(shuō)， PMO 人員所需的技巧和知識(shí)與MBA 所需知識(shí)不相上下， 甚至更甚于 MBA ，因?yàn)?PMO 的人員不僅需熟悉管理的理念與技巧、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定公司發(fā)展戰(zhàn)略，更能運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法將戰(zhàn)略分解，持續(xù)落地，提高企業(yè)的執(zhí)行力。
3、 開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的 PMO 人員培訓(xùn)
PMO 人員可通過(guò)參加培訓(xùn)或?qū)I(yè)考試提升自己的專(zhuān)業(yè)技能， 通過(guò)參加項(xiàng)目全過(guò)程提升自己的實(shí)踐技能。例如可參加 PMP、軟考信息系統(tǒng)高級(jí)項(xiàng)目管理師考試與培訓(xùn);接受組織級(jí)項(xiàng)目管理、 PMO 運(yùn)營(yíng)與管理相關(guān)培訓(xùn);接受先進(jìn)管理理念與方法如 IPD 、CMMI 、 ISO9001、6西格瑪、精益管理、平衡記分卡等管理理念;深入項(xiàng)目經(jīng)歷 2 個(gè)以上項(xiàng)目全過(guò)程。
4、 設(shè)計(jì)可持續(xù)的 PMO 人員職業(yè)發(fā)展路徑
從事 PMO 的人員建議以技術(shù)或管理背景者為佳， 對(duì)于技術(shù)背景的 PMO 人員其職業(yè)發(fā)展路徑可為： 項(xiàng)目助理——項(xiàng)目經(jīng)理——項(xiàng)目總監(jiān)或主管技術(shù)副總; 對(duì)于管理背景的 PMO 人員
其職業(yè)發(fā)展路徑可為：項(xiàng)目助理——項(xiàng)目主管—— PMO 主任——咨詢(xún)顧問(wèn)——主管副總(或?qū)Ｂ毰嘤?xùn)講師) 。
隨著項(xiàng)目管理理念的普及與深化， 建立類(lèi)似 PMO 的部門(mén)的公司已經(jīng)越來(lái)越多， 從事項(xiàng)目管理方面的培訓(xùn)與咨詢(xún)公司也如雨后春筍，因而經(jīng)過(guò) 3-5 年磨練的 PMO 人員，除了了解企業(yè)運(yùn)作基本流程與特點(diǎn)、熟悉產(chǎn)品開(kāi)發(fā)及項(xiàng)目運(yùn)行的全過(guò)程，還有較強(qiáng)的溝通與解決問(wèn)題的能力、適應(yīng)能力、抗壓與抗挫折能力，并具有財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理等綜合知識(shí)背景。因此，可以說(shuō)隨著個(gè)人能力的不斷提升， PMO 人員已成為復(fù)合性人才， 今后可在經(jīng)營(yíng)管理、 業(yè)務(wù)發(fā)展部、科技規(guī)劃部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)管理部、戰(zhàn)略部、培訓(xùn)咨詢(xún)等多個(gè)部門(mén)工作，有著良好的就業(yè)前景。
5、 進(jìn)行可量化的 PMO 部門(mén)績(jī)效考核與價(jià)值衡量
目前 PMO 在實(shí)際工作中往往承擔(dān)著項(xiàng)目考核和部門(mén)考核的角色， 但是對(duì)于自身的考核與目前 PMO 在實(shí)際工作中往往承擔(dān)著項(xiàng)目考核和部門(mén)考核的角色， 但是對(duì)于自身的考核與。
(1)財(cái)務(wù)方面
通過(guò)歷史數(shù)據(jù)可測(cè)算出 PMO 管理后項(xiàng)目進(jìn)度偏差率、成本偏差率，當(dāng) PMO 發(fā)展相對(duì)成熟到控制型階段，可采用進(jìn)度偏差率不超過(guò) 10%、成本偏差率不超過(guò) 15%等指標(biāo)進(jìn)行考核，便于 PMO 將指標(biāo)進(jìn)一步分解到項(xiàng)目進(jìn)行約束和管理。
在財(cái)務(wù)方面， PMO 的價(jià)值主要體現(xiàn)在：通過(guò)測(cè)算，可計(jì)算出項(xiàng)目成本降低與工時(shí)節(jié)約的額度，成本的降低，項(xiàng)目按時(shí)高質(zhì)量的完成，正是 PMO 控制與管理為公司帶來(lái)的直接效益。
(2)客戶(hù)滿意度
可將客戶(hù)滿意度作為 PMO 考核的一個(gè)指標(biāo)，進(jìn)而將該指標(biāo)分解到各項(xiàng)目，便于 PMO 在公司內(nèi)對(duì)該指標(biāo)的統(tǒng)一分解與考核。
在提升客戶(hù)滿意度方面， PMO 的價(jià)值主要體現(xiàn)在：由于 PMO 將項(xiàng)目按照階段分為售前項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、售后服務(wù)項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目每一個(gè)階段單獨(dú)立項(xiàng)與考核，明確了項(xiàng)目的考核標(biāo)準(zhǔn)與成本計(jì)量，分工細(xì)化有利于為客戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時(shí)由于部分項(xiàng)目前期PMO 顧問(wèn)對(duì)用戶(hù)進(jìn)行項(xiàng)目管理的培訓(xùn)，使得客戶(hù)提前了解項(xiàng)目研發(fā)與管理的全貌，有利于加強(qiáng)用戶(hù)對(duì)我們工作的理解與認(rèn)同感。
(3)內(nèi)部流程方面
在內(nèi)部流程方面， PMO 可設(shè)置部門(mén)內(nèi)部的工作規(guī)范，尤其是立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)管理，規(guī)定業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)間，如 5 日內(nèi)完成立項(xiàng)審批、結(jié)項(xiàng)審批等，提高辦事效率。
在內(nèi)部流程方面， PMO 的價(jià)值主要體現(xiàn)在：如通過(guò)項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理理念與流程，優(yōu)化與改進(jìn)流程節(jié)省的質(zhì)量成本、會(huì)議時(shí)間、審批時(shí)間、返工時(shí)間等，通過(guò)測(cè)算，可得出 PMO 在內(nèi)部流程優(yōu)化后節(jié)約的總成本。
(4)員工成長(zhǎng)方面
員工成長(zhǎng)方面， PMO 可把提供內(nèi)部培訓(xùn)的時(shí)間、自身從業(yè)人員參加培訓(xùn)的時(shí)間、培訓(xùn)滿意度等方面作為考核指標(biāo)。
其價(jià)值主要體現(xiàn)在： PMO 通過(guò)在企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等為企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)了項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)，做好了人才儲(chǔ)備，項(xiàng)目經(jīng)理的能力與管理水平將直接影響項(xiàng)目的成功與否，項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)的建設(shè)為企業(yè)關(guān)鍵人才的選、用、育、留建立了良好的機(jī)制，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，起到了重要的作用。
六、 結(jié)論
綜上所述， 雖然在 PMO 在實(shí)際運(yùn)營(yíng)與管理中還存在諸多問(wèn)題與困境， 但隨著項(xiàng)目管理理念的普及， 以及各公司對(duì)項(xiàng)目管理的日益重視， 只要組織選擇合適的 PMO 類(lèi)型、 明確其工作職責(zé)、不斷提升 PMO 的價(jià)值、提升 PMO 從業(yè)人員自身管理能力與水平， 相信高效運(yùn)行的 PMO不僅會(huì)成為組織級(jí)項(xiàng)目管理體系建設(shè)的執(zhí)行者，還會(huì)成為組織級(jí)改革的推動(dòng)者和公司戰(zhàn)略決策的支持者，為公司的運(yùn)營(yíng)發(fā)展、統(tǒng)一協(xié)作創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值! PMO 人員也會(huì)在企業(yè)的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展的雙贏!
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