成功管理多項目的9個策略

如果你正在管理一個團(tuán)隊或項目集，可能有多個項目同時進(jìn)行。

如果沒有良好的多項目管理流程，就很難知道優(yōu)先考慮哪些工作、如何幫助團(tuán)隊有效管理他們的工作量，以及所有事項是否都按時完成。

不管你是努力組織和管理多個項目的工作，還是確保團(tuán)隊擁有可管理的工作量，以下9個策略將幫助你保持一切正常運(yùn)行。

1

指定一個位置存放所有項目

在一個地方規(guī)劃和管理你的所有發(fā)布，讓你可以快速查看正在進(jìn)行的所有內(nèi)容以及整個路線圖的狀態(tài)。

項目管理平臺是完成這項工作的最佳工具，比如8Manage PMO，它是靈活、易用且協(xié)作的工具。

2

一開始就定義目標(biāo)、計劃、職責(zé)和期望

如果沒有標(biāo)準(zhǔn)的工作流或項目計劃過程，每個項目很可能會得到不同的管理。

最終導(dǎo)致可交付成果不一致，或浪費時間在新流程的建立上，或工作被遺漏。

解決這個問題，一開始就要明確團(tuán)隊的計劃、流程和責(zé)任。

在項目層面，這意味著清楚地概述目標(biāo)、需要完成的每一步和每一項工作、每個計劃的時間以及誰將負(fù)責(zé)。確保及時反饋和審批。

接下來，制定項目集層面的計劃、流程和職責(zé)。設(shè)定團(tuán)隊目標(biāo)，并清楚傳達(dá)能幫助你實現(xiàn)這些目標(biāo)的項目。

3

優(yōu)先考慮影響最大的工作

看看項目如何向更大的公司目標(biāo)發(fā)展，根據(jù)對公司目標(biāo)影響的大小來排列項目的優(yōu)先順序。

從宏觀層面(即把影響較小的項目推到下個季度)和微觀層面(按照重要性來組織你的每日待辦事項)，戰(zhàn)略性地為工作排序。

4

當(dāng)優(yōu)先級發(fā)生變化時，賦予團(tuán)隊靈活性

設(shè)定團(tuán)隊的優(yōu)先級和協(xié)調(diào)工作是關(guān)鍵，但在需要時保持足夠的靈活性也很重要。

如果使用電子表格和跨多個工具的待辦事項列表跟蹤工作，很難知道你的團(tuán)隊在什么時間做什么。

防止這種情況發(fā)生的一種方法是實施變更控制流程。

通過與你的團(tuán)隊分享一個真相來源，你可以管理多個項目，不必?fù)?dān)心優(yōu)先級的變化。

因每個人的工作都是可見的，你可以快速了解團(tuán)隊的帶寬和當(dāng)前任務(wù)。需要重新安排任務(wù)的優(yōu)先級時，也不用擔(dān)心任務(wù)會丟失。

5

管理和溝通清楚期望

團(tuán)隊之所以遭受溝通問題困擾，是因為他們對自己的工作、合作伙伴的工作以及跨職能干系人的工作缺乏可見性。

當(dāng)你不了解其他人正在做的工作時，你也就不理解為什么時間線在改變，優(yōu)先級是否保持不變，以及項目進(jìn)展如何。

當(dāng)你管理工作中發(fā)生的溝通時，你可以向你的團(tuán)隊和跨職能的干系人授權(quán)，讓他們了解你工作背后的完整背景。

通過實時更新，每個人都能了解工作的進(jìn)展情況。

要做到這一點，最好的方法是找到一個工作管理工具，像8Manage PMO這樣的工具能讓你在工作發(fā)生的地方分享狀態(tài)和進(jìn)度更新。

無需通過電子表格、文檔和其他工具獲取數(shù)據(jù)和更新，你只需單擊按鈕就能輕松收集信息，只需再次單擊就能與干系人共享。

6

查看跨項目工作，平衡工作量和時間

當(dāng)你或多或少地依賴團(tuán)隊在工作量過多或過少時告訴你，那么在問題失控前，很難提前解決問題。

在同一個地方管理所有項目是解決這個問題的第一步。

你可以看到每個項目的所有任務(wù)，它們被分配給誰，以及它們的日期范圍，從而發(fā)現(xiàn)超額預(yù)定的員工和項目時間的沖突。

可以推遲、刪除或重新委托任務(wù)，使你的項目處于正軌。

7

調(diào)整項目進(jìn)度以最大化團(tuán)隊生產(chǎn)力

即使是精心計劃的項目，如果沒有考慮到團(tuán)隊在當(dāng)月、季度或年度的全部工作范圍，也可能會脫軌。

請考慮到計劃的全部范圍來安排和協(xié)調(diào)團(tuán)隊的工作，并考慮實施事件管理計劃。

以下是一些建議：

○ 錯開類似項目的開始日期

○ 注意依賴關(guān)系

○ 標(biāo)記重復(fù)的任務(wù)

8

委派工作，但保持可見性

通過與團(tuán)隊分享單一的真相來源，你可以跟蹤每個人正在做的工作。

當(dāng)團(tuán)隊的工作都集中在一個共享的項目中，你可以一目了然地了解每個人的工作內(nèi)容、這些任務(wù)什么時候到期以及進(jìn)展情況。

這樣，你就可以在必要時檢查任務(wù)，無需事無巨細(xì)地管理它們。

9

跟蹤并保存你的工作流程

不要在每個項目開始時都做重復(fù)的工作。模板化并簡化如何開始你的項目。將你的工作流作為模板反復(fù)使用。

當(dāng)需要協(xié)調(diào)新項目時，你只需從自定義模板開始，更快更有效地開展工作。

此外，定期更新模板，添加新任務(wù)或步驟到流程或正在構(gòu)建的新工作流中。

將模板看作是一個活文檔，不斷對其進(jìn)行更新。最后，將模板放在團(tuán)隊的核心資源中，讓每個人都能訪問到它。

來源：慧翔天地PMP

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